Sieben Tipps zur Erstellung von Lastenheften – Teil II

Wenn es um die Erstellung von Lastenheften geht, kann man gewisse Fehler vermeiden – wenn man sich von Beginn an bewusst macht, welche diese sind und wie und warum sie entstehen.

In dieser und der folgenden Ausgabe des Blogs möchte ich Euch sieben entscheidende Tipps geben, die die Erstellung von Lastenheften vereinfachen und Fehlerquellen minimieren.

Hier geht es zu den ersten drei Tipps!

Tipp 4: Keine Referenzen auf Personen!

Auch das habe ich immer wieder erlebt: „Kann man nicht noch einmal auf den Kollegen, der den Input gegeben hat, referieren?“

Nein, kann man nicht!Das macht in einem Lastenheft keinen Sinn, und zwar aus zwei Gründen: Zum einen wird dieser Kollege in einem Jahr wahrscheinlich nicht mehr an der Position oder nicht mehr für die Aufgabe zuständig sein. So ist das Projektgeschäft, Projekte wechseln, Kollegen wechseln.

Zum anderen kann daraus der Fehler entstehen, diese Person indirekt oder sogar direkt als Anforderung zu beschreiben: „Das ist die Person, mit der alles geklärt werden muss.“

Also: Keine Referenzen auf Personen im System-Lastenheft. Das ist ganz, ganz wichtig.

Tipp 5: Kein Excel!

Bitte, bitte, bitte kein Excel. Wenn kein Requirements-Management-Werkzeug vorliegt oder ein Austausch mit dem Kunden nicht anders funktioniert, verwendet Word – aber kein Excel.

Erstens kann Excel keine Bilder einbinden: Wenn ich eine Visualisierung im Lastenheft haben will und Excel nutze, schwebt diese gedanklich quasi über den Tabellen. Das heißt vor allem, dass es keine Zuordnung gibt. Wenn dann – wie schon oft erlebt – Inhalte und Referenzen verrutschen, Zeilen gelöscht oder verschoben werden, steht das Bild plötzlich ganz woanders bzw. vielleicht noch auf der gleichen Position, aber mit ganz anderem Kontext.

Bei Word funktioniert das besser, Word kann mit Bildern umgehen.

Zweitens verführt Excel einen dazu, in dieser Tabellensicht eines Requirements-Management-Werkzeuges zu arbeiten. Das ist zwar super, wenn man Profi ist – aber in der Regel sind die Leute, die so ein Artefakt, so ein Lastenheft schreiben, nicht unbedingt Spezialisten für Requirements-Management-Werkzeug-Anwendungen. Das bedeutet, sie haben enorme Schwierigkeiten, in so einer Excel-Tabelle flüssig zu schreiben. Dabei ist genau das viel wichtiger. Ich kümmere mich um den Rest und mache mit meiner Erfahrung alles entsprechend „sauber“.

Mir ist es egal, ob Deutsch oder Englisch, und mir ist auch egal, wie es formuliert ist, Requirements-Grammatik muss hier nicht eingehalten werden, nichts muss eingehalten werden – Hauptsache, die Inhalte werden flüssig heruntergeschrieben, wie sie den Kollegen in den Kopf kommen, und liegen am Stück vor.

Fangen die Leute aber an, in Excel von einem Tab zum nächsten und von einer Zeile zu anderen zu springen, kann genau dieses „Herunterschreiben“ nicht funktionieren.

Also bitte, bitte kein Excel.

Tipp 6: Keine Lösungen beschreiben!

Mit diesem Punkt verhält es sich so ähnlich wie mit dem bereits beschriebenen Pseudo-Code – und auch dieser Punkt ist extrem wichtig: Wir beschreiben im Lastenheft keine Lösungen.

Was wir schon beschreiben können, ist, welche Dinge übernommen werden müssen, aus welchem Grund auch immer. Das ist kein Problem, aber wie eine zukünftige Lösung, die noch zu entwickeln ist, auszusehen hat, gehört hier nicht hin.

Was ich hineinschreibe, ist der Wunsch, die Vorstellung von dem, was ich hinterher brauche – nicht aber, wie es umzusetzen ist. Denn Lösungsbeschreibungen kommen erst auf der Systemebene, nicht auf der Ebene des Lastenheftes.

Tipp 7: Lastenhefte sind keine Pflichtenhefte!

Vermischt Lastenhefte nicht mit Pflichtenheften. Ein Lastenheft ist ein „Wünsch dir was“ – und bleibt ein „Wünsch dir was“.

Ich habe mittlerweile mit mehreren Kunden aus den verschiedensten Branchen genau diese Diskussion geführt. Die Vermischung kommt häufig daher, dass Firmen bzw. Projekte kein Requirements-Management-Werkzeug nutzen. Das bedeutet, wenn sie Lastenheft und Pflichtenheft als einzelne Dokumente sehen, als einzelne Artefakte, müssten sie im Grunde hingehen und Teile des Lastenhefts kopieren, entsprechend ergänzen, verändern, anpassen, löschen und so weiter. Sie müssten inhaltlich quasi Sinnvolles übernehmen bzw. andere Antworten schreiben.

Das führt dazu, dass viele darin doppelte Arbeit sehen bzw. das ganze Organisieren und Verwalten eben nicht entsprechend funktioniert. Wir können aber, solange kein Requirements-Management-Werkzeug da ist, keine Traceability – so nennt sich das fachlich – herstellen. Das heißt, ich kann nicht aus einem Lastenheft eine Anforderung in ein Pflichtenheft ableiten.

Um das zu umgehen, neigen viele Firmen dazu, Lasten- und Pflichtenheft in ein Dokument zu schreiben. Ob diese Teile in zwei verschiedenen Farben dargestellt werden oder das eine Heft quasi mithilfe der Struktur des Dokuments dargestellt wird: Ganz ehrlich – das ist Bullshit.

Lasst das bleiben! Und wenn Ihr doch diesen Weg gehen wollt: Ich gehe da nicht mit. Es führt – auch aus Erfahrungen aus dem Trouble-Shooting – definitiv ins absolute Chaos.