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Agiles Vorgehen bei der Erstellung eines Lastenheftes – Teil III

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Hier könnt ihr den ersten und den zweiten Teil lesen!

Phase IV: Reviews & Freigabe

In der vierten Phase geht es um das finale Review und die Freigabe: Mit der 0.8-Version gehen wir mit dem gesamten Projekt noch einmal in ein Peer-Review, das heißt: Alle bekommen jetzt wirklich alles.

Reviews

Vorher erhielten manche nur Ausschnitte, weil anderes für sie einfach nicht relevant war. Mit dem 0.8-Release aber gibt es nun ein einziges Dokument, das von allen noch einmal in Form des Peer-Reviews durchzugehen und zu kommentieren ist.

Häufig kommt noch sehr viel an Information und an Zusätzen zurück, daraus machen wir dann den 0.9-Release. Mit diesem gehen wir in einen moderierten Review-Workshop: Wir treffen uns alle gemeinsam vor Ort und gehen noch einmal alles durch.

Das Charmante an dieser Phase ist, dass alle den Release inhaltlich kennen und Ihre Anmerkungen schon im Vorfeld gemacht haben. Somit – und das ist meine Erfahrung wie auch meine verfolgte Strategie – ist hier schon fast alles geklärt.

Findings vs. Fehler

Die Kleinigkeiten und Formulierungen, die noch nicht ganz perfekt sind, sind unproblematisch, denn es sind Findings bzw. Auffälligkeiten und werden natürlich auch dokumentiert – aber es sind keine Fehler.

Für diese Dokumentation setze ich eine Review-Checkliste ein, in der wir Folgendes festhalten: Was ist aufgefallen? Wie schwerwiegend schätzen wir es ein? Ist es dramatisch, also „major“, oder weniger kritisch und daher „minor“? Oder ist es einfach nur eine Rückfrage?

Dies stellt für uns die Basis zur Freigabe dar: Wenn wir keine Major-Aspekte haben, sondern nur ein paar Minor-Punkte, kann durchaus die Freigabe erfolgen. Wenn es Major-Punkte gibt, müssen diese zuvor abgestellt werden.

Bei den Minor-Findings ist es bei der Dokumentation sehr wichtig, direkt eine Empfehlung zu geben, wie diese Auffälligkeiten zu ändern sind. Denn in der Regel gehen wir nach dem moderierten Review-Workshop alle wieder zurück an unsere Arbeit – und nicht immer ist die allererste Aufgabe, diese Punkte abzustellen.

Es kann also auch ein paar Tage dauern, bis daran gearbeitet wird. Mit der Dokumentation kann aber jeder sehr gut nachvollziehen, was das Problem war und wie die Empfehlung lautete, das anzupassen.

Der 1.0-Release

Wenn all das passiert ist, also die Review-Checkliste mit allen Findings durchgegangen und alles erledigt worden ist, folgt automatisch der 1.0-Release.

Denn – und das ist das Schöne daran – wir haben jetzt eine Dokumentation, ein Lastenheft, das Review-Protokoll und die Dokumentation über die Abstellung aller Auffälligkeiten beim finalen Review auf 0.9-Basis.

ALLE haben ihr „Go“ gegeben und wir brauchen für diese 1.0-Version entsprechend keine weiteren Unterschriften. Zudem können wir mit 1.0 und dem Review-Protokoll jederzeit alles nachweisen. Das hat bei B. Braun wunderbar funktioniert, auch im offiziellen Vorstellungsmeeting mit dem obersten Top-Management.

Auf dieser Basis folgten zudem u.a. die Aufwandsschätzungen für die zukünftige Entwicklung – denn mit der Erstellung eines Lastenheftes können wir auch diese viel besser unterstützen.

Agiles Vorgehen bei der Erstellung eines Lastenheftes – Teil II

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Hier könnt ihr den ersten Teil lesen!

Phasen II & III: Datensammlung und Erstellung des Lastenheftes

In der zweiten Phase geht es darum, Informationen zu sammeln, zu sichten und alles bereitzustellen. Bei B. Braun haben wir das am zweiten Workshop-Tag gemacht, das kann sich aber auch über ein paar Tage oder eine Woche hinziehen.

Fakten, Fakten, Fakten

Diese Daten können alte Lastenheftdokumentationen sein, alte Spezifikationen, Marketingunterlagen, One-Pager, etc. All das sollte über einen FTP-Server bereitgestellt werden, sodass es mir immer vorliegt.

Darauf basierend setze ich die ganzen Informationen in das System-Footprint-Template (eine Art Word-Struktur). Dies tue ich auf Basis der Visualisierungen aus dem Workshop, sie stellen sozusagen die einzelnen Teilüberschriften dar und stellen die wesentlichen Aspekte heraus.

Vereinfacht gesagt übertrage ich das alles ins Lastenheft. Danach arbeite ich das Ganze auf, prüfe die Requirements, die Grammatik und so weiter. Dann folgt die Klärung der Lücken.

Diese werden typischerweise unterschätzt. Häufig höre ich von den Projektleitern bei den Workshops, dass das Lastenheft schon weitestgehend vollständig ist. Doch beim Footprint-Workshop folgt dann der große Aha-Effekt.

Genau das funktioniert in den Footprint-Workshops unglaublich gut: Was fehlt, was ist noch nicht besprochen, nicht visualisiert, nicht dokumentiert. Diese Lücken schließe ich dann durch das Triggern der inhaltlich zuständigen Leute.

In der Regel stecke ich nicht im Detail in dem technischen System, sodass ich die Zuarbeit der jeweiligen Spezialisten benötige. Sie können aber alles so zusammenschreiben, wie sie möchten und wie es für sie am einfachsten ist. Ich übernehmen den Feinschliff.

Das Lastenheft

Und damit kommen wir zur dritten Phase: Das tatsächliche, kontinuierliche Erstellen des Lastenheftes. Dafür nutze ich die Release-Stände und die Inhalte, die von der Entwicklung kommen, und kümmere mich um die Pflege der verschiedenen Attribute.

Wenn wir über Engineering-Requirements-Management reden, meine ich nicht nur die Requirement-Statements, also die Aussagen, sondern auch weitere Attribute für die klare Definition. Zudem kümmere ich mich um die Peer-Reviews.

Als Requirements-Management-Werkzeug nutze ich Polarion und fülle all das dort ein, inkl. Release-Stände. Das können auch Zwischen-Stände sein, also z.B. 0.3-3, diese schicke ich dann wieder zurück zum Projekt, damit die Leute vor Ort sich darum kümmern können, die Peer-Reviews durchzuführen.

Polarion – es gibt aber auch andere Tools – bietet die „Word-Round-Trip“-Funktion an, das heißt die andere Seite muss nicht zwingend ein ALM-Tool haben. Sie kann in Word korrigieren und sobald ich das wieder in Polarion integriere, kümmert das Tool sich selbstständig um das Einpflegen.

Die Erstellung eines Lastenheftes ist also der dritte Schritt, die dritte Phase. Das zieht sich im Grunde genommen so lange, bis 0.8 erreicht ist.

Agiles Vorgehen bei der Erstellung eines Lastenheftes – Teil I

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Phase I: Nutzen-Klärung

Wir können bei der Erstellung eines Lastenheftes fünf Phasen festlegen. Die erste Phase ist die Nutzen-Klärung. Das muss ganz typischerweise am Anfang und live mit dem Projekt in einem System-Footprint-Workshop geklärt werden.

System-Footprint-Workshops

Im Fall von B. Braun bin ich für zwei Tage und für zwei Aufgaben vor Ort gewesen. Die erste war der System-Footprint-Workshop, bei dem wir visualisiert haben, was überhaupt das System ist und was die Anforderungen an dieses sind.

Parallel habe ich hier – und auch in anderen Projekten – den Project-Footprint mit aufgebracht. Denn relativ häufig kommen Projektanforderungen in den System-Footprint-Workshops hoch, obwohl sie nicht in eine Systemspezifikation gehören.

Sie sind jedoch für einen Projektmanager besonders wichtig und müssen daher dokumentiert werden, damit er sie nutzen kann. Dennoch: Sie gehören nicht in ein Lastenheft.

Am zweiten Tag sind wir bereits die Ergebnisse der ersten Dokumentation durchgegangen. Gleichzeitig haben wir die Release-Strategie erstellt, um eine gemeinsame Vorstellung davon zu schaffen, WIE die Erstellung aussehen wird.

Die Release-Strategie

Die Release-Strategie ist aus drei Gründen unglaublich wichtig.

1. Sie sorgt für ein gemeinsames Verständnis und damit gleichzeitig für eine Roadmap: Allein dadurch, dass wir das Ganze diskutieren, wird klar, wie alles zusammenhängt und wie wir das auffädeln, wer was macht und wer sich um was kümmert.

2. Wir definieren den Zweck der Zwischenreleases: Welchen Zweck hat 0.3? Welchen Zweck hat 0.5, 0.7, 0.8 und 1.0? Das sind die typischen Zwischenreleases, die ich nutze.

Release 0.3 ist in der Regel erst einmal die Erstellung und das Befüllen des Footprint-Workshops mit den vorliegenden Dokumenten. Ich fahre das im 0.3-Release zusammen, denn so werden ganz viele Lücken sichtbar. Diese sind in 0.5 mit Inhalten zu füllen, sodass quasi ein erstes grobes Lastenheft entsteht.

Das Ganze geht ab 0.5 dann in die Peer-Reviews und basierend auf diesen folgt 0.7. Hier gibt es manchmal noch kleinere Anpassungen und Änderungen und oft ergeben sich noch neue Fragen. Darauf basierend wiederum erschaffen wir den 0.8-Release.

0.8 ist quasi der Stand, der an die großen Peer-Reviews geht und auf dessen Basis wir das finale Review machen, um dann 1.0, also quasi das offizielle Release zu machen.

3. Die Release-Strategie ist die Visualisierung für das Top-Management. So können sie sehen, von welchem Zeitraum und von welcher Dauer wir reden, wann was gemacht wird und welchen Zweck das Ganze hat. Deswegen ist auch dieser Workshop vor Ort so wichtig.

Das Kanban-Board

Zudem bauen wir ein gemeinsames Kanban-Board auf. Ich arbeite in der Regel remote und auch die Spezialisten, welche mir inhaltlich zuarbeiten, sind meist in aller Welt verstreut, sodass wir eine gemeinsame Arbeitsplattform benötigen.

Wir haben im Fall von B. Braun Trello genutzt und waren sehr zufrieden, im Grunde aber kann es jede andere Form sein – wichtig ist nur, dass wir es aktualisieren können und dass jeder sehen kann, was noch wo zu tun ist.

Außerdem können wir uns so gegenseitig triggern, wenn noch etwas fehlt, und schließlich sehen, was wir geschafft haben – unter anderem nämlich, den Nutzen und die Strategie bei der Erstellung des Lastenheftes zu klären.

Hier geht es zum zweiten Teil.