Stolpersteine bei der Erstellung eines Lastenheftes – Teil II

Im letzten Beitrag habe ich bereits zwei in der Praxis oft gesehene Stolpersteine bei der Erstellung eines Lastenheftes beschrieben und wie man diese effektiv überwinden kann. Im Folgenden gehe ich auf den dritten typischen Fehler und seine Lösung ein.

3. Es werden keine Rückmeldungen gegeben

Wenn die Erstellung eines Lastenheftes schließlich seinen Lauf nimmt, tauchen schnell die ersten Fragen auf. Zudem hat das Lastenheft vielleicht auch schon einen ersten Stand erreicht, der von anderen Experten gegengelesen werden kann.

In dieser Phase ist der für das Lastenheft Verantwortliche darauf angewiesen, das andere Kollegen und Experten seine Fragen beantworten und ihm ein Feedback liefern. Das geschieht aber häufig nicht und meist werden Ausreden wie “ich habe keine Zeit” oder “das ist jetzt nicht wichtig” herangezogen.

Was ist das Problem?

In dieser Phase passieren zwei Dinge: Zum einen erhält der Verantwortliche keine Rückmeldung. Somit kann er nur das im Lastenheft dokumentieren, was er für richtig hält. Durch die fehlenden Rückmeldungen ergeben sich in der Praxis aber häufig Lücken, fehlerhafte Anforderungen etc.

Zum anderen wird die Arbeit des Verantwortlichen herabgestuft: Es ist ganz klar eine wertende Aussage, keine Zeit zu haben, um dem Kollegen eine Rückmeldung zu geben. Noch schlimmer ist es natürlich, ihm klar zu signalisieren, dass seine Arbeit nicht wichtig ist. Dadurch entsteht Frustration – und mit Sicherheit kein gutes Lastenheft.

Was ist die Lösung?

Den Teammitgliedern muss vonseiten der Führungskräfte im Projekt klar kommuniziert werden, dass sowohl die Arbeit des Verantwortlichen als auch das Lastenheft als Ergebnis sehr hohen Wert für das Projekt haben. Das führt dazu, dass die angesprochenen Experten nun selbst abschätzen müssen, ob Ihre Arbeit wirklich wichtiger ist als das Lastenheft.

Ein weiterer Trick ist, dem Verantwortlichen einen direkten Kanal zu den Führungskräften im Projekt zu geben. Über diesen kann er sich im Zweifel zügig melden, wenn er ein Problem nicht alleine lösen kann.

Zusammenfassung

Diese Stolpersteine zu kennen und zu berücksichtigen, kann dazu führen, dass die Erstellung des Lastenheftes deutlich reibungsloser und erfolgreicher abläuft.

Entscheidend ist, sich nach der Entscheidung für ein Lastenheft die nötige Zeit zu nehmen, um die richtige Person auszuwählen, d.h. also eine Person, die qualifiziert, erfahren und zudem wirklich motiviert ist.

Danach gilt es, sich einen ordentlichen Überblick zu verschaffen – und ihn auch zu behalten. Das Team darf das große Ganze nicht aus den Augen zu verlieren, wenn es sich in die Masse der vorliegenden Dokumente vertieft.

Und schließlich ist es entscheidend, das gesamte Projekt zur Mitarbeit zu bewegen und die Motivation zu fördern. Die Führungskräfte des Projektes müssen den hohen Stellenwert des Lastenheftes klar kommunizieren und dem Verantwortlichen direkte Kommunikationswege freihalten.

Wenn diese Stolpersteine vermieden werden, ist ein Projekt einem wirklich guten Lastenheft und einem erfolgreichen Abschluss ein ganzes Stück näher gekommen!