Freigabe-Reviews für Lastenhefte – Ergebnisse im Team freigeben

Für ein gelungenes Lastenheft sind Reviews meiner Erfahrung nach unerlässlich. Ich habe bereits über die allgemeinen Vorteile von Reviews und die spezielle Form der Peer Reviews berichtet. Kommen wir nun zu den Freigabe-Reviews.

Im Gegensatz zu Peer Reviews ist dieser Typ Geheimwaffe deutlich formaler. Ein Freigabe-Review wird oft in einer Gruppe von Entwicklungsingenieuren durchgeführt. Das bedeutet, sie müssen geplant, vor- und nachbereitet werden. Welche Schritte genau das beinhaltet, möchte ich im Folgenden erläutern.

1. Das Ergebnis zuvor durch Peer-Reviews absichern

Wenn wir ein Ergebnis für die Freigabe reviewen, ist das in der Regel „eine ganze Menge Holz“. Da ist es fast einerlei, ob es sich hierbei um Konstruktionsergebnisse handelt, ob es ein Quellcode ist, ob es Spezifikationen sind oder etwas anders.

Grundsätzlich können wir sagen, dass es sich um ein relevantes Arbeitsergebnis handelt, ein Ergebnis, das über einen größeren Zeitraum erschaffen wurde. Entsprechend sollten wir versuchen, vorab eine gewisse Qualität zu sichern und sich so langwierige Diskussionen in der gesamten Runde des Freigabe-Reviews zu sparen.

Peer Reviews sind hierfür geradezu prädestiniert. Gewisse Details sind dann bereits gesichert bzw. optimiert und die wichtigsten Sachen ausgekämmt, sodass man mit einem durchaus akzeptablen Stand in das Freigabe-Review gehen kann.

2. Einen wohldefinierten Personenkreis einladen

Hierbei muss man nicht nach dem Motto „jeder muss es gesehen haben“ vorgehen. Stattdessen suche ich die Personen aus, die für die Freigabe wirklich relevant sind.

Genauer gesagt, handelt es sich bei diesen relevanten Leuten um diejenigen, die an der Schnittstelle zu mir stehen, die mit meinen Arbeitsergebnissen weiterarbeiten müssen oder die als Experten zu dem Thema unbedingt ihre Sicht einbringen sollten.

3. Das Review in einem Protokoll dokumentieren

Das ist ein ganz wichtiger Punkt: Das ganze Ergebnis sollte protokolliert werden. Das muss nicht so formal sein, wie es zunächst klingen mag.

Entscheidend ist, dass wir später mit Sicherheit gewisse Aspekte nachweisen können: „Ich habe das dokumentiert und wir haben auch in der Runde entsprechend überlegt, wie eine Lösung aussehen kann.“

Das ist wirklich äußerst wichtig: Ein Review-Ergebnis ist nicht einfach nur die Liste aller gefundenen Punkte. Das Freigabe-Review ist an dieser Stelle vor allem ein Vorschlag für Korrekturen und eine Einstufung dazu, wie komplex das gefundene Problem ist:

Handelt es sich einfach nur um eine Banalität oder ist es etwas, was uns möglicherweise zum Show-Stopper führt? Sind das einfach nur gute Fragen oder möglicherweise Dinge, die wir an ein Prozessteam oder an einen Prozessverantwortlichen weitergeben müssen, um eine Rückinfo zu erhalten?

4. Umsetzung der Korrekturvorschläge

Überwache die Abarbeitung der gefundenen Punkte. Nimm Dir regelmäßig Zeit, um die Probleme, Fehler und Fragen, die in dem Freigabe-Review angemerkt worden sind, zu bearbeiten. Dokumentiere auch diese Aufhebung der Fehler.

So kann ich jederzeit auf Nachfrage sagen, „Wir hatten 30 Punkte, die gefunden wurden und einer Lösung bedurften. Davon haben wir bereits 25 Punkte erledigt, der Rest ist noch entsprechend in Klärung. Wir sind dran, in den nächsten x Tagen haben wir noch die und die Termine mit Kollegen, dann sind wir fertig.“

5. Geben Sie die Arbeitsergebnisse frei!

Dies ist der letzte und ganz entscheidende Punkt. Nichts ist schlimmer, als einem Kollegen seine Arbeitsergebnisse in so einem Freigabe-Review nicht freizugeben.

Gemeinsam mit dem Reviewprotokoll können wir das Arbeitsergebnis freigegeben, weil wir nämlich definieren, was zu korrigieren ist. Jeder kann also nachvollziehen, was noch zu tun ist, was zu optimieren. Damit kann man es auch freigeben.

Auch bei meinen Dokumenten, die ich für Kunden erstelle, erlebe ich das immer wieder: Ich schaffe ihnen zunächst ein Dokument, das auch ich nicht immer richtig verstanden habe – aber in so einem Freigabe-Review geht man nochmal alles durch, benennt den Status, protokolliert alles detailliert und merkt an, welche Punkte geändert werden sollen. Dank des Freigabeprotokolls weiß ich dann, dass ich all das erledigt habe – und damit ist das Arbeitsergebnis freigegeben.